Interne communicatie omvat het doorgeven, ontvangen en beschikbaar maken van informatie voor en door medewerkers binnen een organisatie. Goede interne communicatie zorgt ervoor dat zij zich meer betrokken en verbonden voelen. Daardoor werken ze met meer plezier en presteren ze beter. De inzet van technologie is een belangrijk onderdeel van slimme interne communicatie. Daarom vernieuwen steeds meer organisaties hun intranet door over te stappen naar een social intranet. Ook zijn er bedrijven die bijvoorbeeld de applicatie Microsoft 365 implementeren om effectief te communiceren en samen te werken.
Een intern communicatiebureau is van toegevoegde waarde bij het succesvol inzetten van communicatietechnologie om de interne communicatie te verbeteren. Een ervaren adviseur met kennis van communicatie, data en techniek, helpt bij het uitwerken van een gedegen strategie, doet onderzoek en brengt structuur in projecten. Daarbij staan de gebruikers centraal.
Adoptiestrategie
Het is aan de orde van de dag: organisaties die overstappen op nieuwe digitale systemen zoals een social intranet. Dit is een virtueel platform dat toegankelijk is voor iedereen binnen de organisatie. Het is dynamisch en volledig gericht op interactie en de informatiebehoeften van de gebruikers staan centraal. ‘Als organisaties starten met de invoering van een social intranet, Office 365 of een ander online communicatiemiddel, dan hebben zij een goede adoptiestrategie nodig. Daarbij is aandacht voor communicatie cruciaal. Jongere mensen van het team gaan vaak direct aan de slag met nieuwe technische mogelijkheden. Dat geldt ook voor medewerkers die technisch onderlegd zijn. Maar het is de vraag hoe je de andere collega’s – de late majority – kunt bereiken’, vertelt Roosmarijn Busch, senior communicatieadviseur en specialist in online communicatie en technologie bij een intern communicatiebureau.
Focus op interne communicatie
Als communicatiewetenschapper met bijzondere interesse voor techniek verbindt Roosmarijn Busch gebruikers, techniek en inhoud met elkaar. ‘Ik verken nieuwe technologische mogelijkheden en zet deze in voor het verbeteren van samenwerking en interne communicatie, bijvoorbeeld met een uitgekiende adoptiestrategie voor een nieuw digitaal systeem.’ Een dergelijke strategie kan worden gezien als een plan van aanpak met de focus op interne communicatie. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers de nieuwe techniek zullen omarmen. ‘Welk concreet gedrag vraag je van collega’s om te veranderen? En wat zijn de manieren om hen zover te krijgen? Het is ons startpunt om te luisteren naar de wensen en behoeften van de medewerkers.’
Voorbeeldrol van het management
Bij de versnelde adoptie van online systemen om de interne communicatie te verbeteren, gaan Roosmarijn en haar collega’s aan de slag met het bedenken van een strategie die past bij de organisatie in kwestie. ‘We werken op basis van onderzoek en theorie over gedragsverandering. Een eigen onderzoek naar social intranet leerde ons dat medewerkers toch vaak kijken naar voorbeeldgedrag van hun leidinggevenden; ondanks het sociale karakter van intranet. Met die kennis hebben wij nieuwe ideeën ontwikkeld over het betrekken van leiders bij de adoptie van digitalisering.’
Voldoende tijd voor het vormen van een gedragen visie en het betrekken van zowel Social Media fanaten als digibeten, zijn enkele voorwaarden voor succes. Net zoals het fenomeen ‘lead by example’. De voorbeeldrol van het management is essentieel voor het succesvol adopteren van een social intranet.
