Wie het heeft over zakelijke auto’s komt altijd al snel op het onderwerp rittenregistratie uit. Een belangrijk onderwerp, want het bijhouden ervan is vaak een verplichting. Waarom is dat eigenlijk het geval? En wat kan er gebeuren als een werkgever of medewerkers de administratie niet, of niet goed, bijhoudt?
Hoe wordt de auto gebruikt?
Of er een kilometerregistratie van een auto moet worden bijgehouden, hangt vaak af van hoe de auto gebruikt wordt. De registratie dient namelijk om bij de Belastingdienst te kunnen bewijzen dat een zakelijke auto alleen zakelijk gebruikt wordt. Is dat het geval, dan hoeft een medewerker er geen Belasting over te bepalen. Zijn er dus auto’s van de zaak, die alleen tijdens werktijd door medewerkers worden gebruikt, dan zal je moeten aantonen dat deze niet ook voor privé ritjes worden gebruikt.
Ook als de auto via een leasecontract in het bezit is van een medewerker, kan er om een kilometerregistratie worden gebruikt. Dat is alleen het geval wanneer de medewerker de auto puur zakelijk wil gebruiken, en dus niet voor privé ritjes. Ook in dat geval zullen alle gereden kilometers moeten genoteerd en verantwoord worden, zodat de Belastingdienst er zeker van kan zijn dat de auto niet privé gebruikt wordt.
Waarom zij dit zo graag willen weten? Simpel: wanneer een auto ook in de vrije tijd wordt gebruikt, is het onderdeel van het beloningspakket geworden. Iets wat je krijgt van de baas, een leuke extra. Over alle beloningen die je ontvangt moet je echter wel belasting betalen, in dit geval in de vorm van de bekende bijtelling.
Geen bewijs? Dan heb je een probleem
Het bijhouden van een goede registratie is wettelijk verplicht, en dus zal je ervoor moeten zorgen dat dit op orde is. Is dat niet het geval? Dan kun je een flink probleem hebben. De Belastingdienst mag er dan vanuit gaan dat de auto wél privé wordt gebruikt, en alsnog een bijtelling opleggen over de hele periode waarin de auto is gebruikt.
Wil je dit voorkomen? Dan kies je het best voor een systeem dat automatisch alle gereden ritten bijhoudt en hiervan een overzicht kan maken dat aan alle eisen voldoet. Zo heb je er zelf geen omkijken naar, maar heb je wel netjes aan je verplichtingen voldaan. Een dergelijk systeem werkt op basis van GPS, en levert je dus altijd nauwkeurige data op. Wel zo gemakkelijk voor de bestuurder, en zeker ook voor de werkgever; die krijgt alle data kant-en-klaar aangeleverd.
