Tegenwoordig gebeurt vrijwel alles digitaal, en dat is fijn. Maar er zijn ook mensen die hun administratie graag in ordners blijven bewaren. Niet zo heel gek, door voor iedere post een andere ordner te gebruiken bewaar je het overzicht en kun je precies zien hoe je er financieel voor staat. Wil je weten hoe je een goed ordnersysteem opzet? Je leest het in dit artikel.
De start: het kopen van de ordners
Zorg ervoor dat je genoeg ordners hebt zodat je voor elke post een aparte map hebt. Dit zijn er maximaal zeven. Koop daarnaast ook drie alfabetindelingen voor de ordners en een doorschrijfkasboek met kolommen.
Elke ordner geef je vervolgens een andere naam, te weten:
- Kas
- Bank
- Debiteuren
- Verkoopboek
- Crediteuren
- Inkoopboek
- Correspondentie
Heb je een kleine administratie? Dan heb je genoeg aan 4 ordners. In dat geval zien de ordners er zo uit:
- Kas/bank
- Debiteuren/verkoopboek
- Crediteuren/inkoopboek
- Correspondentie
De mappen inkoopboek, debiteuren en correspondentie verdeel je onder op alfabet.
Zo werkt het ordnersysteem
Alle bankafschriften stop je in de ordner ‘bank’. Dit kan ook een print zijn van je internetrekening. De meest recente afschriften komen uiteraard bovenaan.
Facturen aanmaken
Maar je een factuur aan voor een klant, vermeldt dan het volgende:
- Je eigen bedrijfsnaam, naam en adres, btw- en handelsregisternummer en de volledige naam en adres van de klant.
- Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2020 begin je bijvoorbeeld met 2020-001 en zo verder.
- Wat er gedaan of geleverd is.
- Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage. Ook het totaal te betalen bedrag door de klant zet je hierop, samen met de betalingstermijn.
Vervolgens gaat er een kopie van de factuur in de ordner ‘verkoopboek’. Deze gaan op nummer in de ordner, met het hoogste nummer bovenaan. Per boekjaar vind je hier alle facturen die je naar een klant hebt gestuurd, ongeacht of deze zijn betaald of niet. Uit deze ordner mag nooit iets verwijderd worden. een tweede kopie gaat in de ordner ‘debiteuren’ op naam van de klant.
Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers
Maak allereerst een kopie van de factuur en stop deze vervolgens in de ordner ‘crediteuren’. Vervolgens berg je het origineel op in de ordner ‘inkoopboek’ op naam van de leverancier. Ook uit deze ordner mag je nooit iets verwijderen.
Betaling door klanten
Heeft een klant betaald? Haal dan de factuur uit de ordner ‘debiteuren’ en stop deze achter het afschrift van de kas of de bank, afhankelijk van hoe hij heeft betaald. Contante betalingen zonder factuur noteer je in het kasboek of verwerk je in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of door middel van eigen telling.
Betaling aan leveranciers
Haal de inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner ‘crediteuren’ en stop hem voor in de map van de kas of bank, afhankelijk van hoe je hebt betaald. Nadat je een afschrift van de bank hebt waarop deze betaling staat, berg je de factuur achter dit afschrift op. Doe dit ook met pinbonnen. Let er wel op dat je ook de kassabon in de administratie hebt waarop het bedrag aan btw staat, anders is dit niet aftrekbaar.